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How to use the Evernote? ~ 俺流Evernote活用術①~ こうしてEvernoteを使っています!

前回宣言した通り、今日はEvernoteのノートブックをどうやって使っているかを語ります。


自分はこんな感じでノートブックを分けて使っています。

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基本的な考え(ポイント)は以下の2つです。

  • 基本的にノートブックは1つしか使わない。データはその1つのノートブックにまとめてぶち込む。
  • 何か特別な理由でノートをノートブックを使って区別したい場合だけ別のノートブックを使う。


なぜ基本的に1つしかノートブックは使わないのか

これはEvernoteとは何ぞやの時にも話をしたけど、Evernoteは自分の頭を電脳化したサービスと思っているからです。 人が何かを覚えるとき、脳のどこに保存しようかなんて意識しないしないですよね? それと同じイメージです。


ノートを1つにまとめると不便、ノートブックは分けた方が便利的な話をたまに見かけるけど、別に不便ではないです。むしろ、こっちのが気軽になんでも考えずにぶち込めて便利だと思ってます。


なぜなら、情報を保存する時にどこに保存しようかとか余計なことを考えなくてすむから!


ノートブックを何個も持ったり、フォルダ構造で情報を管理してる場合、どこに保存するかを常に考えさせられます。 だから、その情報はどういう情報なのか、どこに保存しておけば後で探しやすいかなど色々考える必要が出てきます。これって塵ツモでめんどい!


でも、1つしか入れる場所がなければ考えようがないから、何も考えなくてホイホイ気軽に保存できます。 なので基本1つにしています。


でも、1つだと探す時しんどいやんってツッコミがあると思いますが、これも大丈夫。そう、Evernoteならね!


これは次に話しますが、Evernoteなら1つにまとめてぶち込んでも後で簡単に情報を探し出せる方法がちゃんとあります。


ノートブック1つでごちゃごちゃの中どうやってノートを探すのか

Evernoteは強力な検索機能をもってます。なので、キーワードで全文検索していけば、簡単に情報を探せます。 さらに、そんな使うことないけど、プレミアムユーザなら画像からも検索できたりしちゃいます。


あとはtagを使います。 tagはほんと便利で、tagとキーワードでマウス使わずさくさく情報を探せます。まじ快適♪♪♪ ちなみに、自分はMacではFinderはあまり使わずSpotlightで、WindowsはEverytihingでガリガリ検索してファイルを探す派です。ファイル情報にtagを追加できればいいのに。


フォルダ構造で管理している場合って、1つしか構造持てないし、気軽に変えることもできません。 また、1つの情報へアクセスする方法が1つである必要はないのにフォルダ構造だと1つに限定されてしまいます。


でもtagなら複数持てます。だからルールで揉めることもないし、後付けでルールを作るっこともできます。tag変えたいと思ったときは今のtagはそのままにしておいて、別名のtagを新たに追加すれば人にも迷惑をかけることもありません。 1人でしか使ってないから妄想の世界だけど、きっと複数人と使ってもフォルダ構造での管理より楽な1つにとにかくぶちこんで全文もしくはtagで検索の方が便利だと思います。 (まぁ大人数でEvernoteを使ってファイル管理をしようとすると、色々課題はあると思うけど)


あーtagって素晴らしい♪


まぁ、なのでまとめると、1.ノートブックが1つだとあれこれ考える必要もなく気軽に情報を保存できて2.強力な検索があるから全然困らないのでEvernoteのノートブックは基本的には1つしか使わないようにしています。 ちなみに、見てわかるとおり、自分のEvernoteでいうと、”3. Normal Notebooks"がそれに当たります。 (名前がダサいなwww)


あと、キーワードで検索していくって、自分の記憶を辿るプロセスと似ていると思ってる(あそこの下のあそこのあそこって感じで探すフォルダ管理が違いすぎる)ので、なおさらこっちのがしっくりくるなと思ってます。


でも、上に書いてあるとおり、例外もあります。なので、次はそれについて話します。


なぜ例外としてで別のノートブックを使うのか?それはどんなノートブックなのか

例外として、以下の5つのノートブックを使っています。

  • 0.Default Note
  • 1.TODO
  • 2.WORK
  • 4.Blog
  • 7.Done


それ以外は外部連携サービス用で自動に作られたノートブックなので、基本的に使ってないか、ほんとどうでもいい情報しか保存されてません。


これらの例外として使っているノートブックはそれぞれ理由があるのですが、一貫していえることは、

  • 一時的に他のノートと区別をしたい
  • 検索しなくても情報がどれくらい溜まっているかを知りたい

この2つの理由に該当しています。


0.Default Noteについて

tagをつけるかどうかの仕分けがまだのノートを貯めておくノートブックです。


Evernoteにデータをとりあえずブチ込む時はこのノートブックにぶち込みます。 入れる時は考えない、極力手はかけない、がポリシーなんで仕分けといってもほとんど何もしないで横流しです。でも、例えば、便利なサービスとかのWebclipとかはさすがに後で検索しやすいようにしておきたいものはここにぶちこんでおいて、tagをつけた上で"3.Normal Notebook"に移動する運用にしています。 ただ、忙しかったりめんどくさかったりで、このノートブックが溜まってきたら、もう諦めてがつっと仕分けせず移動させちゃてます。


1.TODOについて

予定にならないTODOをメモっておきたい時にここを使ってます。(昔、GTDをEvernoteでやってた名残でもあるけど...)

一時的なノートブックなので消化もしくはいつまで経っても消えないノートは削除か"3.Normal Notebooks"へ移動をしちゃいます。 これはホントはtagで管理したいんだけど、今のEvernoteでは検索フォルダは作れないので物理的にノートブックを作ってそこにぶちこんでます。 Evernote5.0になってからショートカット機能ができてtagやノートブックへのアクセスが楽になったので、今後検索フォルダ機能もできることに期待! もしくは自分で作ることに挑戦したいなと。


2.WORKについて

TODOの仕事版です。

といっても、仕事の情報を外部に持ち出すことは当然できないし、やってないので、ここでは電話するとかメールするとか会社にいない時に思いついたTODOをメモるくらいにしか使ってないです。


4.BLOGについて

最近できたノートブックです。

ブログを書こうと思ったネタをここに入れておいてます。 これは別にtagでもよかったんだけど、なんとなくノートブックにしています。 そのうち、消すかもデス...


7.Doneについて

TODOやWORKのノートを削除する前に一時的に保存するためのノートブックです。 だったけど、もう使ってないからこれを機に削除しようかと。


とまぁ、こんな感じです。 改めて見ると、0.Default Notebook以外はたいして使ってないから、やっぱ基本的にはノートブックは1つしか使ってないですね。


大事なこと

今の構成になって結構安定しているけど、Evernoteを使いはじめたばかりのころはGTDをやったり、あーだーこーだと構成をコロコロ変えてました。

結局のところ、どの構成がいいってのはきっとなくて、色々と試してケース・バイ・ケースで自分に合った構成を見つけるのがイチバン大事なのかなと。


ん〜〜〜、文体が安定しない...